Neuerungen im „ELStAM-Verfahren“

Das Bundesfinanzministerium hat das Schreiben für die elektronischen Steuerabzugsmerkmale (ELStAM) überarbeitet und mit Wirkung vom 1. Januar 2025 neu bekanntgemacht. Auch Arbeitgeber sind von den aktualisierten Regelungen betroffen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat die aktuellen Regelungen zu den Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen in einem neuen Schreiben zusammengefasst.

Soweit ein Arbeitgeber für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs Lohnsteuerabzugsmerkmale benötigt, werden sie auf Veranlassung des Arbeitnehmers gebildet. Die Bildung der ELStAM erfolgt in der Regel automatisiert durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) aufgrund der gespeicherten Daten (ELStAM-Datenbank). Dabei werden je Arbeitnehmer zunächst die Steuerklasse und die Kinderfreibeträge für die in den Steuerklassen I bis IV zu berücksichtigenden Kinder gebildet.

Soweit das Finanzamt auf Antrag des Arbeitnehmers Lohnsteuerabzugsmerkmale bildet (z.B. Freibeträge oder Steuerklassen nach antragsgebundenem Steuerklassenwechsel), teilt es diese dem BZSt zum Zweck der Bereitstellung für den automatisierten Abruf durch den Arbeitgeber mit.

Neben den Lohnsteuerabzugsmerkmalen werden vom BZSt die Identifikationsnummer, der Tag der Geburt und die Merkmale für den Kirchensteuerabzug des Arbeitnehmers zum automatisierten Abruf durch den Arbeitgeber bereitgestellt.

Die Beiträge für eine private Krankenversicherung und für eine private Pflege-Pflichtversicherung können aktuell beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt werden, wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine entsprechende Beitragsbescheinigung des Versicherungsunternehmens vorlegt. Dies gilt bis Ende 2025. Ab 2026 ist ein Datenaustausch mit der Folge des Wegfalls des Bescheinigungsverfahrens geplant.

Neu sind u.a. Hinweise in dem BMF-Schreiben auf eine mögliche Arbeitgeberhaftung bei fehlerhaften oder fehlenden ELStAM. Dabei wird differenziert nach den Fällen, in denen

der Arbeitnehmer nicht zur ELStAM-Datenbank angemeldet worden ist,
der Lohnsteuerabzug ohne elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale durchgeführt wurde,
der Lohnsteuerabzug bei fehlerhaften ELStAM anhand der voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale durchgeführt worden ist oder
bei unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmenden für den Lohnsteuerabzug keine Identifikationsnummer vorlag.

Es ergibt sich grundsätzlich ein Haftungsrisiko in Höhe des Differenzbetrages zwischen der vom Arbeitgeber einbehaltenen und abgeführten Lohnsteuer zuzüglich ggf. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag zur Steuerklasse VI.

Die im ELStAM-Verfahren erforderlichen Erklärungen, Formulare und Vordrucke werden von den Finanzbehörden zur Verfügung gestellt. Sie können elektronisch über die Internetseite www.elster.de unter Mein ELSTER an die Finanzverwaltung übermittelt werden.