Lohnabrechnungen dürfen in digitalem Mitarbeiterpostfach bereitgestellt werden

Ein Arbeitgeber erfüllt seine Pflicht zur Erteilung einer Lohnabrechnung auch dann, wenn er die Abrechnung in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden.

Arbeitgeber sind gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 Gewerbeordnung (GewO) dazu verpflichtet, den Arbeitnehmern eine Entgeltabrechnung in Textform zu erteilen. Wie das Bundesarbeitsgericht nun entschieden hat, kann der Arbeitgeber diese Verpflichtung auch dadurch erfüllen, dass er die Abrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt (BAG, Urteil vom 28. Januar 2025, 9 AZR 48/24).

Zum Fall: Auf Basis einer Konzernbetriebsvereinbarung stellte ein Arbeitgeber ab März 2022 Entgeltabrechnungen nur noch elektronisch – in einem digitalen Mitarbeiterpostfach – zur Verfügung. Die Beschäftigten können die Dokumente in diesem Postfach abrufen. Der Versand von Lohnabrechnungen in Papierform wurde eingestellt. Dagegen klagte eine Mitarbeiterin und forderte vom Arbeitgeber, dass er ihr die Abrechnungen weiterhin in Papierform zukommen lässt.

Die Vorinstanz, das Landesarbeitsgericht Niedersachsen, hatte der Klage stattgegeben. Es war der Auffassung, die Entgeltabrechnungen seien durch das Einstellen in das Online-Portal nicht ordnungsgemäß erteilt worden. Arbeitnehmer, die der Bereitstellung von Personaldokumenten in einem digitalen Mitarbeiterpostfach widersprechen, haben nach Ansicht des LAG einen Anspruch darauf, dass ihnen die monatliche Lohnabrechnung in Papierform übermittelt wird.

Das BAG sah dies anders als die Vorinstanz und entschied Folgendes: Erteilt der Arbeitgeber Entgeltabrechnungen, indem er diese in ein digitales Mitarbeiterpostfach einstellt, wahrt er damit grundsätzlich die von § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO vorgeschriebene Textform. Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Abrechnung seines Entgelts sei eine sogenannte Holschuld des Arbeitnehmers, dieser kann der Arbeitgeber gerecht werden, ohne für den Zugang der Abrechnung beim Arbeitnehmer verantwortlich zu sein, befand das BAG. Es genüge, dass der Arbeitgeber die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellt. Hierbei habe er den berechtigten Interessen der Beschäftigten, die privat nicht über die Möglichkeit eines Online-Zugriffs verfügen, Rechnung zu tragen. Die in der Konzernbetriebsvereinbarung geregelte digitale Zurverfügungstellung der Entgeltabrechnungen greift nach BAG-Ansicht nicht unverhältnismäßig in die Rechte der betroffenen Arbeitnehmer ein.

Fraglich ist im vorliegenden Fall noch, ob die Einführung und der Betrieb des digitalen Mitarbeiterpostfachs in die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats fallen. Da bisher dazu noch keine Feststellungen getroffen wurden, hat das BAG den Fall diesbezüglich an das LAG Niedersachsen zurückverwiesen.