Lohnabrechnung: Mitarbeiter können Papier-Dokument fordern

Arbeitgeber müssen einem Beschäftigten, der eine digitale Bereitstellung von Personaldokumenten ablehnt, die monatlichen Lohnabrechnungen in Papierform zukommen lassen. Das zeigt ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen.

Arbeitnehmer, welche der Bereitstellung von Personaldokumenten in einem digitalen Mitarbeiterpostfach widersprechen, haben einen Anspruch darauf, dass ihnen die monatlichen Lohnabrechnungen in Papierform übermittelt werden. Das geht aus einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen hervor (LAG Niedersachsen, Urteil vom 16. Januar 2024, 9 Sa 575/23). Gemäß dem Urteil geht eine in Textform erteilte Entgeltabrechnung dem Arbeitnehmer nur dann im digitalen Mitarbeiterpostfach im Sinne von § 130 BGB zu, wenn er hierzu sein Einverständnis gegeben hat. Andernfalls müsse der Arbeitnehmer nicht damit rechnen, dass ihm Entgeltabrechnungen auf digitalem Weg übermittelt werden.

Eine Betriebsvereinbarung zur Einführung und Anwendung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs kann die fehlende Einwilligung des Arbeitnehmers nicht ersetzen, entschied das LAG Niedersachsen. Das LAG sprach einer Arbeitnehmerin einen Anspruch auf Entgeltabrechnungen in Papierform zu. In dem Unternehmen wurde ein digitales Mitarbeiterpostfach zur Bereitstellung von Personaldokumenten eingeführt. Den Beschäftigten wurde die Möglichkeit eingeräumt, die Dokumente dort abzurufen. Der Versand von Lohnabrechnungen in Papierform wurde eingestellt. Die Arbeitnehmerin, die später Klage einreichte, hatte der Erteilung der Abrechnungen über ein digitales Mitarbeiterpostfach widersprochen. Sie forderte den Arbeitgeber auf, ihr die Abrechnungen weiterhin in Papierform zukommen zu lassen.

Die Klage hatte vor dem LAG Niedersachsen Erfolg. Zwar ist es Arbeitgebern erlaubt, die Lohnabrechnungen in Textform an die Mitarbeiter zu versenden. Wenn jedoch ein Arbeitnehmer dem Einstellen der Lohnabrechnungen in ein digitales Mitarbeiterpostfach nicht zustimmt, wird nach Ansicht des LAG Niedersachsen der Anspruch auf die Erteilung der Lohnabrechnung gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 Gewerbeordnung nicht erfüllt.