euBP - Übermittlung von Daten aus der Finanzbuchhaltung ab 2025 verpflichtend

Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber verpflichtet, der Rentenversicherung die für Betriebsprüfungen notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) zu übermitteln. Ab dem 1. Januar 2025 besteht diese Pflicht auch für Daten aus der Finanzbuchhaltung. Auf Antrag des Arbeitgebers kann allerdings noch bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung verzichtet werden.

Die Übermittlungspflicht bezieht sich bislang auf die relevanten Entgeltdaten aus der Entgeltbuchhaltung (z. B. Stammdaten der Arbeitnehmer, Inhalte der Beitragsnachweise, Lohndaten der Arbeitnehmer). Die elektronische Übermittlung von Daten aus der Finanzbuchhaltung konnte bislang auf freiwilliger Basis und nur im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber erfolgen.

Ab dem 1. Januar 2025 sind auch die Daten aus der Finanzbuchhaltung verpflichtend elektronisch über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Werden die prüfrelevanten Daten der Finanzbuchhaltung nicht aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm übermittelt, können diese Daten ab dem 1. Januar 2025 auch über eine systemgeprüfte Schnittstelle oder ein systemgeprüftes Programm der Finanzbuchhaltung zur Verfügung gestellt werden (vgl. § 28p Abs. 6a SGB IV).

In den Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung in der ab 1. Januar 2025 geltenden Fassung ist der Mindestumfang der zu liefernden Sachkonten-Buchungen der Finanzbuchhaltung konkret definiert (vgl. Anlage 3 der Grundsätze). Im Rahmen der Betriebsprüfung können durch den prüfenden Rentenversicherungsträger über den Mindestumfang hinaus weitere Kontobuchungen oder Buchungssätze zu anderen Konten angefordert werden.

Die Bereitstellung der prüfrelevanten Arbeitgeberdaten erfolgt in einem gesicherten und zerti?zierten Online-Verfahren. Dabei nutzt man das sogenannte eXTra-Verfahren. Hierbei handelt es sich um ein einheitliches, XML-basiertes Transportverfahren, das bereits an anderen Stellen (z. B. bei der Sofortmeldung) innerhalb der Sozialversicherung verwendet wird.

Wichtiger Hinweis: Die Rückstellungsoption bis 31. Dezember 2026 gilt nach § 126 SGB IV auch für die Übermittlung der Finanzbuchhaltungsdaten.

Hintergrund:
Die Träger der Rentenversicherung prüfen bei den Arbeitgebern, ob sie ihre Melde- und Beitragspflichten im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag und den Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz ordnungsgemäß erfüllen (§ 28p SGB IV). Jeder Arbeitgeber wird mindestens alle vier Jahre geprüft. 2021 wurden insgesamt rund 681 Millionen Euro an Gesamtsozialversicherungsbeiträgen im Rahmen von Betriebsprüfungen nacherhoben. Mit der euBP wird die Betriebsprüfung digital unterstützt und der Aufwand für alle Beteiligten verringert. Sie ersetzt die bei einer herkömmlichen Betriebsprüfung erforderliche Einsichtnahme und Prüfung der Unterlagen vor Ort durch die Betriebsprüfer. Die prüfrelevanten Daten aus dem Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsprogramm werden über die euBP elektronisch aus dem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm des Arbeitgebers an die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung übermittelt. Die Betriebsprüfer können die elektronisch bereitgestellten Unterlagen dann digital prüfen.